Na możliwość korygowania wcześniej wystawionych dokumentów przygotowany jest nie tylko przeciętny, szary człowiek, ale także ustawodawca. Nawet w materii tak istotnej, jak składanie deklaracji podatkowej, można przecież popełnić błąd, wówczas podatnik ma możliwość złożenia korekty. I o ile dokumenty sprzedażowe bądź popularne PIT-y wypełnia człowiek, tak paragon jest już dokumentem wydawanym przez maszynę fiskalną. W niniejszym artykule odpowiemy na pytania i rozwiejemy wątpliwości odnośnie skutecznego korygowania tego małego “kwitka”.
Ewidencjonowanie każdej możliwej transakcji jest obowiązkiem przedsiębiorcy (pamiętaj VAT-owcu!), który sprzedaje jakąś rzecz osobie nie prowadzącej firmy lub rolnikowi objętemu ryczałtem. Każdorazowa operacja odnotowana jest poprzez kasę i do niej wystawiany jest paragon fiskalny, mały i niepozorny kawałek papieru, który jest jednocześnie istotnym dokumentem. Wszystkie przychody wpisywane są w Księgę Przychodów i Rozchodów, według sporządzanych raportów okresowych. Okresy te dzielą się na dobowe lub miesięczne, gdzie możliwy jest dzień zwłoki z ich sporządzeniem, jednak warunkiem jest dokonanie pierwszej sprzedaży tego dnia właśnie. Wówczas osobiście sporządzimy taki dokument – i w przypadku rozpatrywania, jeśli wystawione zostały np. 1 lutego, a dotyczą stycznia, to jako styczeń są traktowane.
Wyjątkiem od ewidencji poprzez kasę fiskalną jest sprzedaż zwolnienia przedmiotowego lub podmiotowego. Gdybyśmy korzystali z takiej możliwości naszym obowiązkiem jest prowadzenie ewidencji sprzedaży bez rachunkowej. Taka forma jest traktowana jako podstawa dla ujęcia przychodów poprzez KPiR.
No dobrze, pytanie zatem brzmi – z czym najczęściej borykają się podatnicy korzystający z ewidencji kas fiskalnych? Lista możliwych “usterek” nie jest aż tak duża, jednak należy przyjrzeć się w szczególny sposób elementom takim jak stawki podatku od towarów i usług, daty ewidencji, kwoty sprzedaży, liczby towarów lub usług.
Największy kłopot z maszyną jest zawsze taki, że raz zatwierdzoną operację i gotową do wydruku nijak nie da się cofnąć z menu samej kasy. Kiedy nasz palec wyląduje na właściwym przycisku jest już właściwie “pozamiatane”. Jeszcze dwa lata temu przedsiębiorcy zastanawiali się nad tym, w jaki sposób dokonać korekty błędnie wydanego paragonu. Metodą prób i błędów nieoficjalnymi drogami ustaliło się coś na kształt pewnej “praktyki”, którą wkrótce wspierali urzędnicy w całym kraju. Wciąż jednak sytuacja ewentualnej korekty paragonów miała status nieoficjalnej, a zapis w rozporządzeniu w sprawie kas fiskalnych, regulujący tę kwestią pojawił się dopiero 1 kwietnia 2013 roku. I bynajmniej nie był to prima aprillisowy żart.
Przepisy rozwiązały tę kwestię w następujący sposób. Podatnik prowadzący sprzedaż, który posługuje się kasą fiskalną, ma obowiązek prowadzić dwa rodzaje ewidencji – ewidencję zwrotów i reklamacji oraz ewidencję oczywistych pomyłek. W regulacjach rozporządzenia jasno zostało sformułowane, jakie dane winny się znaleźć w każdej z nich. Działanie takie ma na celu skorygowanie sprzedaży, która już została zatwierdzona w pamięci urządzenia.
Aby dokonać anulowania paragonu z kasy fiskalnej, do ewidencji pomyłek dodawany jest wpis, zawierający informacje takie jak wartość brutto i podatek odprowadzany z błędnie wystawionego paragonu, zwięzły odpis przyczyn i okoliczności wystawienia błędnego egzemplarza z zawartym oryginałem paragonu. W poczet dokumentów służących do anulowania dodawane są także oryginały anulowanego paragonu. Dodatkowo należy także nabić sprzedaż raz jeszcze, tym razem już w taki sposób, aby wszystko było zrobione poprawnie. Jeśli uporamy się z tym i zbierzemy właściwe dokumenty w całość, możemy przejść do “wbicia” korekty w KPiR.
Teraz już tylko wystarczy sporządzić ostateczny dokument, bedący podstawą do prawidłowego anulowania błędu. Tytułem dokumentu będzie: EWIDENCJA OCZYWISTYCH POMYŁEK ZA ROK 2015 DO KASY O NUMERZE (tutaj wpsiujemy nasz numer).
Dokument oczywiście należy opatrzyć pieczęcią firmową oraz datą.
Tworzymy następnie rubryki, takie jak na wykresie poniżej.
| Lp. Data wystawienia paragonu z pomyłką | Wartość sprzedaży brutto | Wartość podatku należnego | Numer paragonu* | Opis przyczyny błędu | Podpis sprzedawcy |
Uzupełniamy odpowiednie informacje, a następnie pod koniec miesiąca musimy dokonać wpisu do KPiR (w przypadku miesięcznego raportu okresowego). W opisie zdarzenia gospodarczego wpisujemy “Korekta sprzedaży na kasie fiskalnej miesiąc/rok” i ‘Sprzedaży towarów’ kwotę koniecznie na minusie, a następnie również na minusie przepisujemy do rubryki ‘Razem przychód’.
I to już wszystko. Nie jest to specjalnie trudne, jednak należy pamiętać o dopięciu anulowanego paragonu do prowadzonej ewidencji.
