Dokument dostawy towaru lub wykonania usługi, na którym zamieszczona została wartość całego
zamówienia oraz rozliczone kwoty zaliczek, jest fakturą zaliczkową. Kwotą do zapłaty jest tylko
pozostała należność, a faktura zaliczkowa wystawiana jest w przypadku gdy suma zaliczek nie
pokrywa się z finalną wartością sprzedaży.
Faktury zaliczkowe są tak naprawdę dokumentem dokonanej przez nabywcę przedpłaty, na poczet
dostawy towarów lub wykonania usługi w najbliższej przyszłości. Faktura końcowa wystawiana
jest dla podsumowania wszystkich wpłacanych kwot i podsumowuje całą transakcję. Oczywiście
faktura taka nie jest wystawiana jeśli kwoty zaliczek w 100% pokryły należność transakcji.
Aby faktura mogła być uznana za właściwą fakturę zaliczkową końcową powinna zawierać
odpowiednie elementy, w tym informacje odnoście zaliczek i kwoty, jak została jeszcze do
zapłacenia. Zawiera on kolejno: kwotę transakcji, kwoty wpłacany zaliczek, numery faktur
będących dokumentami wpłacanych zaliczek oraz kwoty pozostałe do uregulowania. Ważna jest
także rozliczenie podatku VAT – obowiązek jego opłacenia powstaje już w momencie wręczenia
zaliczki a nie wręczenie samej faktury. Rozliczana jest ta część VATu, która rozliczona wcześniej
nie została.
Nie warto faktur zaliczkowych i końcowych wystawiać w programach, które po prostu się do tego
nie nadają. Najczęściej popełnianym błędem jest komponowanie takich arkuszy w popularnym
programie Excel. To świetny program, ale w przypadku faktur zaliczkowych po prostu nie
znajduje zastosowania, szczególnie, że bardzo łatwo jest się pomylić. Bardzo ważne jest obniżenie
kwoty podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku na fakturze końcowej o wartość jaka został
wcześniej ujęta, przy fakturach zaliczkowych. Ograniczeniami, jakie pojawiają się przy
stosowaniu programu Excel są między innymi brak automatycznego wiązania arkusza faktury z
odpowiednim programem księgowym i brak przydzielania odpowiedniego numeru fakturze.
Program do faktur będzie znacznie lepszym rozwiązaniem, ponadto regularnie aktualizowany
będzie za nas pamiętał o najnowszych zmianach i nowelizacjach w przepisach prawa
podatkowego.
