Dokumentem, który odnosi się zarówno do przychodów, jak i kosztów jest faktura VAT. Ten rodzaj dokumentu jest powszechnie używany w świecie biznesu, wystawia go każda firma oraz inni płatnicy VAT, a więc osoby prywatne. Odpowiednie elementy składowe wyznaczają, czy dany dokument może dopiero być uznany za fakturę.
Faktura VAT to dokument wystawiany przy okazji sprzedaży towaru bądź usługi, ma on na celu potwierdzenia dokonania konkretnej transakcji. Skrót VAT pochodzi od słów Value Added Tax, co przetłumaczyć należy jako podatek od wartości dodatniej, nazywany także podatkiem od towarów i usług. Podatek taki jest pobierany na każdym etapie obrotu towarami. Wystawianie faktury dokonuje się zawsze przy udziale dwóch stron – wystawcy (czyli nota bene sprzedawcy) oraz nabywcy, który jest osobą prywatną lub firmą. Wszyscy podatnicy VAT zobowiązani są do wystawiania faktury VAT, ci którzy zostali od tego podatku zwolnieni mogą fakturę lub rachunek wystawić.
Na fakturę składają się niezbędne elementy, które musi ona zawierać aby była dokumentem wystawionym poprawnie. Aby wystawiać faktury właściwie warto zaopatrzyć się w program przeznaczony do tego. Prawidłowo zbudowana faktura VAT zawiera następujące elementy:
- datę wystawienia faktury
- datę dostarczenia towaru lub wykonania usługi, lub też zakończenia terminu płatności – w przypadku gdy termin ten został określony i jest inny niż data wystawienia faktury
- numer faktury, będący jednocześnie numerem identyfikującym
- nazwę, imię i nazwisko oraz adres zarówno sprzedawcy jak i nabywcy
- numery NIP nabywcy i sprzedawcy – jeśli nabywca to osoba prywatna numer NIP jest zbędny
- nazwę sprzedawanego towaru bądź wykonywanej usługi
- miarę albo ilość towarów, jakie zostały dostarczone a w przypadku usługi zakres, w jakiej został wykonana
- cenę jednostkową towaru lub wykonywanej usługi netto, zatem bez kwoty podatku
- stawkę odpowiedniego podatku
- sumę wartości sprzedaży netto, z wyszczególnionymi stawkami VAT
- stawkę i kwotę podatku VAT, kwoty dotyczące stawek podatku powinny być wyszczególnione
- kwotę należną całościowo
Czasami arkusz faktury wzbogacony jeszcze jest jeszcze o oznaczenia takie jak metoda kasowa rozliczania VAT lub rozliczanie VAT od marży.
Wedle najnowszych przepisów nie jest obowiązkowe zawieranie na dokumencie nazwy w postaci zapisu “Faktura VAT”. Wystarczające jest, aby znalazły się na niej wszystkie wymienione wcześniej elementy. Przy wydawaniu egzemplarzy dla nabywcy i sprzedawcy nie jest istotne już oznaczanie dokumentów jako kopia i oryginał.
